///7 ways to coach your employees

7 ways to coach your employees

Coaching adalah suatu pendekatan yang luar biasa untuk mengembangkan potensi karyawan. Dengan melakukan coaching, Anda memberikan staf Anda kesempatan untuk bertumbuh dan mencapai kinerja optimal melalui umpan balik yang konsisten, proses konseling dan mentoring. Daripada hanya mengandalkan jadwal performance review yang hanya satu tahun satu kali, Anda dapat mendukung karyawan di sepanjang jalan selama satu tahun untuk mencapai tujuan. Jika dilakukan dengan cara yang benar, coaching akan dianggap sebagai peta jalan menuju sukses bagi karyawan. Berikut adalah kiat-kiat praktis agar pemimpin dapat melakukan coaching kepada karyawan dengan efektif.

Langkah 1: Membangun hubungan saling percaya
Langkah awal proses coaching adalah membangun keterbukaan di antara pemimpin dan karyawan. Dengan keterbukaan, akan mudah bagi karyawan untuk percaya kepada pemimpin, sehingga ia mengeluarkan isi hati secara jujur dan apa adanya serta menerima berbagai feedback dan arahan dari si pemimpin. Namun sebaliknya, ketika karyawan tertutup kepada pemimpin, karyawan biasanya cenderung takut membahas secara jujur berbagai hal tentang kinerjanya. Oleh karena itu, seorang pemimpin perlu membangun komunikasi dua arah yang positif setiap hari, memberi rasa aman untuk bisa saling terbuka dan membangun sikap hormat satu sama lain. Ketika ini terwujud, maka akan mudah bagi seorang pemimpin untuk memberikan pengaruh positif kepada karyawannya.

Langkah 2: Memulai proses coaching
Proses coaching sangatlah berbeda dengan proses memberikan training. Coaching adalah sebuah proses memfasilitasi karyawan untuk mengeluarkan potensi terbaik dari dalam dirinya demi mencapai target-target pekerjaannya. Proses coaching dimulai dengan percakapan yang tepat (coaching conversation).
Dalam membuka coaching conversation dengan karyawan, penting sekali bagi pemimpin untuk menjaga atmosfer pembicaraan dalam nuansa yang santai, aman dan terbuka. Proses coaching tidak boleh bersifat evaluatif, menghakimi, apalagi menjatuhkan si karyawan. Proses coaching perlu dilakukan dengan mengajukan serangkaian pertanyaan yang tajam dan strategis. Contoh pertanyaan yang baik untuk proses ini adalah: “Apa yang Anda inginkan untuk difasilitasi agar potensi terbaik Anda bisa mengasilkan kinerja optimal dan prestasi tertinggi?”

Langkah 3: Membahas permasalahan
Langkah yang paling penting dalam proses coaching adalah menyadari adanya masalah kinerja (performance issue). Karyawan harus benar-benar menyadari bahwa ada ketidaksesuaian antara standar prestasi yang diharapkan oleh perusahaan dengan kenyataan, yaitu prestasi kerjanya saat ini.
Untuk membahas permasalahan ini, berikut adalah hal-hal penting yang perlu diidentifikasi:
1. Contoh-contoh disertai dengan data yang jelas tentang capaian kinerja yang ada sekarang
2. Penjelasan tentang standar prestasi kerja yang diharapkan
3. Tanggapan/pendapat karyawan tentang perbedaan/ketidaksesuaian antara poin no. 1 dan no. 2 di atas

Beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan tentang permasalahan ini:
* Menurut Anda, apakah perusahan sudah puas dengan prestasi kerja Anda sekarang? Mengapa?
* Sebearpa penting bagi Anda untuk membangun kualitas kinerja Anda? Mengapa?
* Apa yang Anda harapkan dari diri Anda sehubungan dengan kinerja Anda?
* Apa yang Anda ingin ubah dari kinerja Anda?
Pada bagian ini, pemimpin perlu mendapatkan komitmen yang sangat jelas tentang perubahan kinerja seperti apa yang diinginkan oleh karyawan.

Langkah 4: Kembangkan solusi alternatif
Selanjutnya, Anda perlu mendorong karyawan untuk mengidentifikasi solusi alternatifnya. Hindari mendikte atau menginstruksikan alternatif Anda sendiri kepada karyawan, kecuali karyawan tidak mau/dapat memberikan solusi atau ide apapun.
Penting sekali untuk mendorong karyawan untuk memberikan alternatif tertentu dari dirinya sendiri. Ingat, tujuan Anda dalam langkah ini bukan untuk memilih alternatif langkah berikutnya, melainkan untuk memaksimalkan jumlah pilihan solusi bagi karyawan, agar ia dapat mempertimbangkan dan mendiskusikan kelebihan dan kekurangannya. Anda bisa mengajukan beberapa pertanyaan seperti berikut ini:
* Menurut Anda apa yang menghambat Anda untuk bisa mencapai standar kinerja ini?
* Apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan hambatan ini? Ada berapa pilihan cara untuk melakukannya?
* Apa Anda bisa menyelesaikan berbagai hambatan ini? Apa yang perlu Anda pelajari untuk bisa menyelesaikan hambatan ini, agar supaya prestasi kerja Anda meningkat?

Pada tahap ini, pemimpin berfungsi untuk merefleksikan berbagai ide atau pernyataan si karyawan dan menuntun karyawan menemukan cara yang terbaik bagi dirinya sendiri untuk meningkatkan kualitas kinerjanya dan mencapai prestasi kerja. Perlu Anda sadari, seringkali yang bisa memberikan cara-cara terbaik itu justru adalah si karyawan itu sendiri, karena ialah yang paling tahu tentang pekerjaannya.

Langkah 5: Dapatkan komitmen karyawan untuk bertindak
Langkah berikutnya bagi pemimpin adalah membantu karyawan memutuskan langkah konkret untuk bertindak. Sekali lagi, jangan membuat pilihan bagi karyawan. Ijinkan karyawan yang memutuskan sendiri langkah konkret yang ingin ia lakukan. Untuk mencapai langkah ini, manajer harus mendapatkan komitmen lisan dari karyawan mengenai tindakan apa yang akan diambil dan kapan ia akan melakukannya. Pastikan untuk mendukung pilihan karyawan dan memberikan pujian kepadanya di mana perlu.
Pada tahap ini, berikut adalah contoh-contoh pertanyaan yang bisa Anda ajukan:
* Langkah-langkah konkret apa yang ingin Anda lakukan untuk meningkatkan kualitas kinerja Anda?
* Langkah pertama apa yang ingin Anda lakukan seusai pembicaraan ini?
* Bagaimana cara Anda mengetahui bahwa Anda sudah melakukan berbagai perubahan bagi peningkatan kinerja Anda?

Langkah 6: Menangani berbagai alasan dan dalih
Berbagai alasan dan dalih dari karyawan dapat muncul pada setiap saat selama pertemuan coaching. Untuk menangani berbagai alasan dan dalih tersebut, pemimpin perlu mengingatkan kembali tentang pernyataan si karyawan mengenai pentingnya untuk meningkatkan prestasi kerja bagi dirinya.
Berbagai pertanyaan yang bisa diajukan pemimpin ketika alasan-alasan/dalih-dalih muncul adalah:
* Mana yang lebih penting bagi Anda, fokus pada alasan/dalih dan kesulitan, atau fokus pada membangun kinerja Anda?
* Apakah alasan-alasan yang Anda buat selama ini lebih menguntungkan atau merugikan bagi kinerja Anda?
* Sekali lagi, apakah kinerja dan prestasi kerja Anda sangat penting untuk Anda? Mengapa? Dalam skala 0-10, seberapa pentingkah hal itu?

Langkah 7: Memberikan feedback
Coach yang efektif memahami nilai pentingnya umpan balik kinerja yang terus-menerus untuk karyawan mereka, baik itu positif maupun korektif. Namun, ada beberapa hal penting yang harus diingat ketika memberikan umpan balik kepada orang lain. Umpan balik haruslah:
a. Diberikan pada waktu yang tepat. Ini harus terjadi sesegera mungkin setelah interaksi coaching terjadi, atau ketika suatu masalah telah dapat diselesaikan dan pada saat pengamatan terhadap perubahan dilakukan.
b. Bersifat spesifik. Contoh pernyataan yang tidak spesifik adalah: “Anda belum melakukan pekerjaan yang benar,” atau “Kamu tidak melayani masalah klien dengan baik.” Pernyataan semacam ini terlalu samar dan tidak memberikan informasi yang cukup jelas tentang apa yang Anda harapkan dari karyawan. Contoh pernyataan yang spesifik adalah: “Anda belum melakukan pekerjaan ini sesuai dengan durasi yang ditentukan, yaitu 15 menit per proses kerja,” atau “Setiap permasalahan pelanggan harus ditangani paling lambat 1 jam setelah pengaduan, dan Anda belum melakukan hal itu. Anda sering menunda hingga keesokan harinya dalam menangani keluhan pelanggan.”
c. Berfokus pada “apa”, bukan “mengapa.” Hindari membuat umpan balik yang menyiratkan penghakiman. Mulailah dengan “Saya telah mengamati …,” atau “Saya telah melihat …,” dan kemudian sebutkan perilaku yang perlu dikoreksi itu. Berfokuslah pada perilaku itu, bukan pada orangnya. Jelaskan apa yang Anda dengar dan lihat dan jelaskan bagaimana perilaku negatif karyawan mempengaruhi tim, klien, dan lain-lain.
d. Menggunakan nada suara yang tulus. Hindari nada bicara yang menunjukkan kemarahan, frustrasi, kekecewaan atau sarkasme (sindiran).

Umpan balik yang positif akan memperkuat kinerja. Secara alamih, karyawan akan bekerja ekstra ketika mereka merasa diakui dan dihargai. Ketika umpan balik korektif ditangani dengan buruk, itu akan menjadi sumber konflik yang signifikan. Namun jika ditangani dengan baik, karyawan akan mengalami efek positif dan kinerjanya diperkuat.

Dalam Lukas 6:31, dikatakan, “Dan sebagaimana kamu kehendaki supaya orang perbuat kepadamu,  perbuatlah juga demikian kepada mereka.” Aplikasinya didalam dunia kerja adalah, jika Anda ingin karyawan memberikan potensi yang terbaik dari dalam dirinya, maka Anda sebagai pemimpin perlu memfasilitasi mereka terlebih dahulu agar karyawan menemukan potensi terbaiknya dan menuangkannya dalam pekerjaan mereka.

Tujuh langkah praktis di atas dalam coaching karyawan, apabila dipakai dengan teratur dan dengan perasaan tulus untuk mengembangkan karyawan Anda, maka karyawan akan bekerja dengan semangat tinggi, karena mereka tahu bahwa Anda sudah terlebih dahulu peduli dengan diri mereka melalui investasi waktu dan usaha untuk menggali potensi terbaik mereka. Selamat mempraktekkan.

(Freddy Liong – International Certified Business Coach)

2019-10-17T16:28:03+07:00