//Bagaimana Top Management Bisa Membumi

Bagaimana Top Management Bisa Membumi

Jika kita pelajari secara teliti, semua asas atau persyaratan kepemimpinan dapat kita simpulkan ke dalam dua kata: “Keteladanan Melayani”. Di sinilah letak perbedaan antara kepemimpinan Alkitab dan kepemimpinan dunia. Dalam Matius 20:25 Tuhan Yesus berfirman: “Kamu tahu, bahwa pemerintah-pemerintah bangsa-bangsa memerintah rakyatnya dengan tangan besi dan pembesar-pembesar menjalankan kuasanya dengan keras atas mereka.” Kepemimpinan dunia diselenggarakan berdasarkan kepentingan sang pemimpin sendiri, sedang kepemimpinan Tuhan Yesus dilaksanakan untuk kepentingan orang lain.

 

Bagaimana aplikasi dari kepemimpinan yang melayani? Salah satu cara mempraktekan kepemimpinan yang melayani adalah dengan cara “MENDENGAR & BERKOMUNIKASI” dengan para “hamba” yang kita pimpin .

Seorang Supervisor perusahaan manufaktur, suatu saat mengeluh sbb:”Saya adalah Supervisor bagian perawatan mesin. Setiap minggu tugas saya merawat berbagai mesin-mesin yang bernilai milyaran rupiah. Saya hanya dibantu 1 orang tenaga tehnik yang berusia 52 tahun serta dibantu 2 tenaga tehnik yang masih junior, dengan status kepegawaian “tenaga outsourcing”. 2 tenaga outsourcing ini masih rendah technical skillnya, dan untuk mampu menguasai perawatan mesin-mesin kami, dibutuhkan jam terbang yang tinggi dan pengalaman lama. Masalahnya mesin2 kami tidak cukup ditangani oleh kami berdua saja. Saya sudah usulkan masalah ini ke tingkat Manager dua tahun terakhir ini, jawabannya sama….manfaatkan tenaga oursoursing & latih mereka!!!!! Akibatnya, karena dikejar dan target perawatan mesin, saya kerja perawatan ini sekedarnya saja. Outputnya : Mesin sering rusak !!!!”

“Top Management Anda tahu tidak hal ini?”
“Yaaah mana saya punya jalur bicara dengan Top Management????”

Contoh diatas adalah contoh klasik yang banyak terjadi didalam perusahaan, dimana ada “Communication Missing Link” dari “top-to-down” dan dari “down-to-top”. Missing-link ini terjadi akibat dari kepemimpinan yang jarang turun kebawah. Akibatnya, banyak masalah-masalah ditingkat operasional yang tidak ada solusinya dan terjadi bertahun-tahun, tanpa ada solusinya

Komunikasi adalah alat vital setiap organisasi untuk mencapai tujuannya. Seperti tubuh manusia, “darah” adalah alat vital yang dipakai sebagai media transportasi dan penghubung keseluruh organ tubuh. Namun, sayang sekali, dalam praktek banyak Top Management yang jarang berkomunikasi hingga tingkat bawah seperti level staff dan supervisor. Padahal, bila seorang Presiden Direktur, Direktur, atau General Manager menyisihkan waktunya untuk berkomunikasi dengan level bawah, ia akan mendapatkan berbagai informasi yang sangat berharga untuk mencapai visinya.

Alasan klasik Top Management untuk tidak berkomunikasi ketingkat paling bawah adalah “tidak punya banyak waktu”, dan kemudian menyerahkan fungsi ke tingkat Manager & Supervisor. Dan celakanya, “anak akan mencontoh bapak”, maka Manager & Supervisorpun mendapatkan teladan yang salah untuk tidak komunikasi ke bawah secara efektif.

Ada lima media praktis yang bisa dipakai oleh para Direksi untuk berkomunikasi hingga ke level paling bawah, yaitu :

1. Kunjungan ke lapangan ( Site Visit )
Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyak dari tingkat frontliner , operator, buruh atau staff berbagai hal yang menghambat mereka untuk bekerja dengan efektif. Selain itu, Top Management juga bisa memperoleh berbagai masukan yang berharga berupa usulan-usulan perbaikan yang seringkali, saat disampaikan pada tingkat Supervisor atau Manager, tetapi tidak diresponi secara benar.

Tips :
a. Untuk mendapatkan data faktual di lapangan, jangan hanya mengandalkan informasi dari tingkat Manager, selalu cross check ulang ke tingkat operasional paling rendah. Dan forum ini adalah wadahnya !
b. Frekuensi kunjungan : Lakukan ini minimal dua minggu sekali
c. Durasi pertemuan : @ 30 menit per kunjungan ( Tidak terlalu lama kan? )
d. Lakukan dengan cara Suprise Visit, tanpa pemberituan sebelumnya

2. Staff Forum
Ini adalah media komunikasi bertatap muka dengan cara yang lebih sistematis, dimana para karyawan departmen tertentu ( atau seluruh departmen ) dikumpulkan dalam satu ruangan aula, dimana setiap karyawan boleh menyampaikan permasalahan dan usulan-usulan kepada Top Management. Adakalanya, dalam forum besar, hanya karyawan yang vokal saja yang berani bertanya atau bicara. Cara yang lebih aman untuk mendorong karyawan pendiam untuk berbicara juga, adalah menggunakan sepotong kertas atau kartu yang berisikan berbagai usulan atau masalah si karyawan bersangkutan.

Tips :
a. Frekuensi kunjungan : 1 atau 2 bulan sekali
b. Durasi pertemuan : 1 jam
c. Lakukan dengan jadwal yang sudah tersusun sebelumnya, supaya setiap orang yang hadir, sudah memiliki materi, ide dan permasalahan yang ingin disampaikan

3. Leaders Forum
Forum ini dapat dipakai oleh Top Management untuk berdialog dengan tingkat mandor, kepada bagian, kepala unit, asisten supervisor dan supervisor ( Tingkat pemimpin dibawah tingkat Manager ). Semakin rendah tingkat kepemimpinan seseorang didalam perusahaan, biasanya, semakin mereka menguasai permasalahan yang berada dilapangan. Dan berarti juga, semakin mereka tajam memberikan solusi maupun usulan yang konkrit.
Pertemuan seperti ini dilakukan dalam forum yang informal, bisa didalam ruangan, bisa juga di lapangan / floor.

Tips :
a. Frekuensi kunjungan : satu bulan sekali
b. Durasi pertemuan : @ 1 jam per kunjungan
c. Lakukan dengan cara Suprise Visit, tanpa pemberituan sebelumnya

4. Special Appreciation
Top Management bisa kunjungi lokasi kerja karyawan yang berprestasi, ajak dialog, ungkapkan rasa terima kasih dan dorong untuk pertahankan prestasinya. Cara ini akan menarik perhatian banyak karyawan bahwa Top Management sangat peduli terhadap karyawan yang berprestasi. Tehnik juga berguna untuk membangun hubungan dan kedekatan dengan karyawan tingkat bawah. Melalui cara ini, Top Management bahkan bisa mendapatkan bisa kiat tentang bagaimana caranya agar berprestasi dan menularkan keseluruh karyawan

Tips :
a. Frekuensi kunjungan : Bebas, tapi minimal dua bulan sekali paling lambat
b. Durasi pertemuan : @ 10 – 15 menit per kunjungan
c. Lakukan dengan cara Suprise Visit, tanpa pemberituan sebelumnya

5. Top Management Blog
Top Management dapat menggunakan media ini , secara pribadi, sebagai sarana untuk informasikan kepada seluruh karyawan tentang berbagai aspek yang sedang terjadi didalam perusahaan. Misalnya progress sebuah proyek, perubahan-perubahan yang sedang terjadi, fokus dan prioritas Top Management, dsb. Bisa juga, didalam blog dituliskan hasil kunjungan Direksi dalam Site Visit, nama karyawan berprestasi yang disalami oleh PresDir. Termasuk kegunaan blog ini adalah, setiap karyawan bisa memberikan berbagai masukan, usulan maupun permasalahan didalam operasional.

Apa tantangan dan hambatannya ?
Level Manager atau General Manager akan merasa tidak suka, karena Top Management ”mengobok-ngobok” anggota teamnya ( yaitu supervisor kebawah)

Tips untuk mengatasi hambatan :
* Sosialisasikan ”budaya komunikasi baru” ini kepada para General Manager & Manager terlebih dahulu
* Jelaskan tujuannya bukan untuk mempermalukan mereka, tetapi merupakan sarana untuk mendukung mereka memecahkan masalah-masalah di lapangan
* Perlu waktu untuk mengubah budaya baru, apabila Top Management bersikap bijaksana ( misalnya tidak menegur langsung Manager didepan forum atas temuan di lapangan ), maka budaya komunikasi Top Management ini bisa diterima sebagai ”given condition” ( alias tidak bisa ditawar lagi )

Tips terakhir :
Selama melakukan komunikasi melalui media diatas, bawa sekretaris atau staff untuk membuat notulen komunikasi, dengan tujuan untuk ditindak lanjuti dan dipantau.

Selamat mempratekan tips bagaimana menjadi top management yang membumi.
(
Freddy Liong, MBA,CBA   – www.freddway.com, )

 

2019-09-29T09:54:07+07:00