Berikut ini adalah tiga langkah utama yang harus diambil untuk mendapatkan prioritas Anda secara tepat :
Langkah 1 – Tuliskan seluruh kegiatan dan tugas-tugas pada hari ini
Caranya : buatlah daftar segala sesuatu yang ingin Anda lakukan pada hari ini, bersama dengan batas waktu yang Anda miliki. Jangan hanya mengandalkan ingatan Anda – tulis di atas kertas
Langkah 2 – Berikan nilai “pengaruh” untuk setiap tugas atau kegiatan yang ditulis diatas
Gunakanlah skala 1 sampai 10, dimana nilai 1 artinya kegiatan / tugas tersebut “ tidak penting “, dan 10 artinya “sangat penting”
Langkah 3 – Kelompokan menurut urutan “kepentingannya”
Tentukanlah prioritas “ A “ untuk tugas-tugas dengan nilai di atas 7 ; prioritas “ B “ untuk nilai – nilai antara 4 sampai 6 ; dan prioritas “ C “ untuk nilai di bawah 3.
Lebih baik lagi bila … Diskusikan pendapat Anda ( sebagai penerima tugas ) dengan atasan ( si pemberi tugas ) dan mintalah saran-saran mengenai prioritas waktu yang telah disusun. Tujuannya : Supaya kedua belah pihak memiliki prioritas kerja yang sama pada hari itu
Anda juga harus waspada terhadap sumber pemboros waktu kerja Anda. Berikut ini adalah berbagai faktor yang biasanya paling banyak menyita waktu/membuang waktu kerja Anda di kantor :
-
RAPAT-RAPAT YANG TIDAK EFEKTIF
Rapat-rapat yang jelas agendanya, rapat yang sistematis dan terstuktur, rapat yang melebar kemana-mana pembicaraannya, rapat-rapat yang tidak ada “time-keeper”nya, adalah jenis rapat yang akan merampas waktu produktif kerja Anda -
TIDAK ADA PERENCANAAN KERJA
Perenancanaan kerja adalah seperti sebuah peta yang akan menuntun kita untuk bekerja lebih terarah dan terfokus. Sisihkanlah 10 menit setiap pagi untuk melakukan perencanaan kerja Anda, supaya Anda tidak “tersesat” dalam tugas dan aktivitas yang tidak perlu. - PENGGUNAAN INTERNET YANG TIDAK EFEKTIF
Ada 7 aktivitas di internet yang paling banyak membuang jam kerja, yaitu :
a. situs jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dll.
b. Email dan Spam,
c. Game online
d.. Pesan instan/chat messenger seperti Yahoo messenger (YM), Gtalk, dll,
e. Video seperti yang bisa disaksikan di Youtube dan situs-situs lainnya.
f. Belanja online
g. Berbagai searching yang tidak efektif -
PENGARSIPAN DOKUMEN YANG TIDAK RAPIH
Banyak orang yang tidak mengklasifikasikan penyimpanan arsip mereka, sehingga ketika dibutuhkan dokumen tertentu, dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari sehingga menimbulkan kejengkelan dan stress -
TAMU TAK DIUNDANG
Tamu yang tidak diundang, bisa terdiri rekan kerja Anda yang tiba-tiba mampir untuk bergosip-ria, atau atasan Anda yang datang untuk sekedar ngobrol kesana kesini, bisa juga tamu dari eksternal perusahaan yang tanpa membuat janji, tiba-tiba datang ke kantor untuk keperluan tertentu. -
Telpon Genggam Anda
Telpon genggam anda bisa dipakai untuk hal-hal yang produktif, tetapi sekaligus bisa bisa “menjadi productive killer” ketika tidak digunakan dengan bijaksana. Chatting melalui HP seperti blackberry messemenger, sms, Yahoo messenger, twitter, nonton video you-tube lewat HP, dsb, akan sangat menyita konsentrasi dalam bekerja. -
OBROLAN RINGAN DENGAN REKAN KERJA
Bila obrolan ringan hanya sekedar beberapa menit untuk menghilangkan kejenuhan kerja, hal ini bisa ditoleransi. Tetapi obrolan ringan yang melampau lima menit, sudah pasti akan menjadi “time-killer” produktivas kerja anda -
MEJA KERJA & LEMARI KERJA YANG BERANTAKAN
Meja kerja yang penuh dengan arsip, dokumen, buku, map yang tidak teratur,akan membuat anda mudah lelah dan tidak fokus. Selain itu, akan sangat memakan waktu ketika anda harus mencari barang tertentu dalam waktu yang singkat. -
LUPA MENCATAT INSTRUKSI ATASAN
Kebiasaan mencatat seluruh instruksi atasan, mencatat segala informasi dari berbagai pihak, akan sangat menolong anda untuk mengingat-ingat apapun yang diperlukan untuk bekerja. Akan sangat menolong anda untuk hindari bolak-balik datang keatasan untuk bertanya sesuatu yang sudah pernah dijelaskan -
TIDAK MEMILIKI PRIORITAS KERJA YANG JELAS
Katakanlah setiap hari Anda menjalankan 30 macam aktivitas kerja. Mana dari ketiga puluh kerja tersebut merupakan aktivitas yang paling penting dan menjadi penentu utama keberhasilan target kerja Anda? Aktivitas mana yang paling memberikan kontribusi terbesar untuk kesuksesan pencapaian target? Jadi, bila anda mau bekerja dengan cerdas, setiap pagi, selalu pikirkan minimal 3 prioritas utama Anda, dan lakukan aktivitas itu terlebih dahulu.
Aturlah waktu Anda, seperti layaknya mengatur uang Anda. Anda tidak bisa meminta tambahan waktu, tapi Anda bisa menggunakan waktu dengan bijaksana , yaitu dengan cara memprioritaskan aktivitas Anda
