///Kiat Berlatih Mendengarkan dengan Efektif di Lingkungan Kerja

Kiat Berlatih Mendengarkan dengan Efektif di Lingkungan Kerja

Jika jujur diakui, kebanyakan dari kita lebih cepat berkata-kata, lebih cepat menyampaikan maksud, lebih mudah berasumsi, ketimbang mencoba memahami orang lain. Kita lambat sekali dalam mendengar, dan lebih cepat dalam menghamburkan kata-kata yang belum tentu tepat atau benar. Hampir semua dari kita cenderung lemah dalam berkomunikasi.

Padahal, komunikasi yang efektif merupakan kunci terpenting dalam membangun hubungan baik antar setiap individu. Komunikasi yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Banyak proyek atau program perusahaan macet sebelum selesai karena masalah komunikasi yang kacau, dan kekacauan komunikasi ini paling sering muncul karena kurangnya keterampilan mendengarkan dalam berkomunikasi. Keterampilan mendengarkan seharusnya mengiringi keterampilan bertanya dalam komunikasi yang efektif. Sebaik apa pun keterampilan komunikasi seseorang, tanpa diiringi dengan kemampuan mendengarkan, keterampilan komunikasi itu tidak akan efektif.
Kemampuan mendengarkan secara efektif berarti proses menyimak dan memahami secara aktif untuk mendapatkan informasi dan pesan inti yang disampaikan secara objektif. Bagaimana melakukannya? Berikut ini delapan kiat praktis untuk melatih kemampuan mendengarkan secara efektif di lingkungan kerja.

1. Jaga kontak mata dan berkonsentrasilah sambil mendengarkan
Ketika menyimak perkataan orang lain, jangan lakukan berbagai aktivitas seperti memeriksa ponsel, menengok layar komputer, mencari dokumen di laci, atau melamun/memandang keluar jendela. Melakukan hal-hal ini berarti Anda tidak berfokus atau berkonsentrasi pada apa yang orang itu katakan. Sama seperti ketika berbicara kepada anak Anda, sebagai orang tua Anda mungkin sering mengajarkan, “Lihat Papa/Mama waktu Papa/Mama berbicara,” Anda sendiri pun perlu melakukan hal yang serupa. Kontak mata adalah bahan dasar komunikasi yang efektif. Saat terjadi kontak mata, Anda berkonsentrasi, menghormati, dan memperhatikan lawan bicara Anda.

2. Dengarkan dengan pikiran terbuka
Dengarkan tanpa menilai orang lain, berasumsi, atau menghakimi. Dengarkan tanpa terburu-buru menyimpulkan. Ingatlah bahwa lawan bicara Anda menggunakan bahasa untuk mewakili pikiran dan perasaan di dalam otaknya. Anda tidak tahu apa pikiran dan perasaan itu, dan satu-satunya cara Anda bisa mengetahuinya adalah dengan menyimak apa yang dia sampaikan. Lakukanlah self-talk yang positif, misalnya, “Saya ingin memahami apa sudut pandangnya,” “Saya penasaran apa yang ingin ia sampaikan,” atau “Pasti ada sesuatu yang saya bisa pelajari dari pembicaraan ini.”

3. Jangan menginterupsi
Anak-anak sejak kecil biasa diajarkan bahwa tidak sopan untuk menginterupsi ketika ada orang lain yang sedang berbicara. Pesan ini juga berlaku untuk kita terapkan di lingkungan kerja. Bila seseorang sedang menyampaikan ide-idenya, biarkan dia berbicara hingga selesai tanpa interupsi. Bagian Anda sebagai pendengar yang efektif adalah menyimak, bukan menginterupsi. Menginterupsi menyampaikan pesan yang negatif: “Saya dan ide saya lebih penting daripada Anda dan ide Anda,” “Apa yang harus saya katakan lebih menarik, akurat, atau relevan daripada ucapan Anda,” “Saya benar-benar tidak peduli apa yang Anda pikirkan,” atau “Saya tidak punya waktu untuk pendapat Anda.”
Jika lawan bicara Anda memiliki gaya komunikasi yang agak lambat, banyak berhenti atau jeda, atau berputar-putar sehingga sangat dibutuh waktu untuk mencerna pesannya, justru itulah kesempatan Anda melatih kesabaran dan empati Anda. Setiap orang memang punya kelemahan dan kekuatan, dan sama seperti diri Anda sendiri dengan segala kelemahan dan kekuatan Anda.

4. Jangan memaksakan “solusi” Anda
Ketika mendengarkan seseorang berbicara tentang suatu masalah, jangan langsung menyarankan solusi yang “menurut Anda”. Bila Anda ingin memenangkan atau memengaruhi seseorang untuk melakukan apa yang inginkan (dalam konteks positif), ajaklah orang itu berdialog menggunakan berbagai pertanyaan yang mendorongnya memikirkan beberapa opsi dan berbagai sudut pandang. Anda perlu berusaha “memenangkan hati” lawan bicara, bukan mendominasi pembicaraan dengan menggurui atau memaksa. Jika ternyata orang itu tidak melakukan opsi yang menurut Anda tepat dan merupakan solusi, jangan memaksakan solusi Anda. Biarkan lawan bicara Anda menentukan sendiri mana opsi yang terbaik menurut dirinya, karena solusi yang dipaksakan bukanlah solusi baginya.

5. Pastikan kembali pemahaman Anda
Pertanyaan klarifikasi dan parafrase merupakan dua teknik yang sangat berguna dalam hal ini. Kadang, pemahaman kita akan pesan yang disampaikan seseorang berbeda dengan pesan yang dimaksud orang itu. Maka, adalah bijak untuk Anda selalu memastikan kembali pemahaman Anda setelah mendengar lawan bicara. Ketika Anda tidak atau kurang memahami sesuatu, tentu saja Anda harus bertanya kembali. Sebaiknya tunggu sampai pembicara berhenti atau mengambil jeda dari berbicara, lalu ajukan pertanyaan dan lakukan klarifikasi, misalnya, “Maaf, saya belum mengerti apa yang baru saja Anda katakan tentang … Bolehkah Anda membantu saya menjelaskannya lagi?” atau “Saya coba ulangi ya, yang Anda maksud adalah… Apakah pemahaman saya ini sudah benar?” Pertanyaan klarifikasi semacam ini menunjukkan bahwa kita menghormati lawan bicara dan sungguh-sungguh ingin memahami pesannya. Selain itu, gunakan teknik parafrase, yaitu menyampaikan kembali maksud yang Anda tangkap menggunakan kata-kata Anda sendiri. Teknik-teknik ini sederhana tetapi sangat ampuh untuk memastikan kembali pemahaman Anda sekaligus menyamakan persepsi tentang pesan yang sednag dikomunikasikan.

6. Cobalah berempati dan gunakan sudut pandang lawan bicara
Sambil mendengarkan, cobalah tempatkan diri dan perasaan Anda pada sudut pandang lawan bicara Anda. Tangkap posisi dan situasi lawan bicara melalui berbagai ekspresinya, lalu ekspresikan hal-hal yang sama secara tulus melalui mimik muka dan bahasa tubuh serta kata-kata Anda ketika menanggapi. Dengan cara ini, Anda menunjukkan diri sebagai berada di pihak lawan bicara dan dia pun akan merasa aman dan dipahami. Alhasil, lawan bicara pun semakin terbuka mengungkapkan pesan yang sungguh-sungguh ingin disampaikannya dan Anda pun jadi semakin mudah memahaminya.

7. Perhatikan pesan yang tidak terkatakan
Selanjutnya, Anda tidak cukup hanya menyimak apa yang lawan bicara katakan dari mulutnya. Anda juga perlu memperhatikan ekspresi wajah (tegang, tersenyum, dingin, sedih, dsb.), intonasi suara (parau, meninggi, semakin lambat, semakin keras, dsb.), serta bahasa tubuhnya (sikap tubuh kaku, tiba-tiba berdiri, mengepalkan tangan, diam tanpa gerakan, dsb.). Secara statistik, komunikasi nonverbal mengandung hingga 60% makna pesan dalam komunikasi antarpribadi. Artinya, semua hal pada lawan bicara Anda menyampaikan pesan tertentu, meski tak terkatakan melalui ucapan. Kemampuan kita membaca dan memahami pesan-pesan yang tak terkatakan dalam berkomunikasi akan sangat bermanfaat dalam proses berkomunikasi, karena membuat kita semakin terampil mendengarkan dengan efektif.

8. Tutup percakapan dengan kesimpulan ringkas
Ketika saling berkomunikasi, sebaiknya Anda selalu menutup proses percakapan dengan kesimpulan yang meringkas seluruh inti pesan yang disampaikan. Hal ini secara khusus penting dalam percakapan-percakapan yang berujung pada keputusan, kebijakan, atau kesepakatan yang mengandung implikasi atau penerapan di waktu selanjutnya. Menyimpulkan dan meringkas kembali tidak hanya akan memastikan tindak lanjut yang akurat, tetapi juga memberikan keyakinan dan kepastian bagi kedua belah pihak bahwa pesan yang disampaikan telah dipahami.

“Hai saudara-saudara yang kukasihi, ingatlah hal ini: setiap orang hendaklah cepat untuk mendengar, tetapi lambat untuk berkata-kata, dan juga lambat untuk marah sebab amarah manusia tidak mengerjakan kebenaran di hadapan Allah.” (Yak. 1:19-20)

2019-10-11T10:41:33+00:00