Sebab kamu sendiri tahu, bagaimana kamu harus mengikuti teladan kami, karena kami tidak lalai bekerja di antara kamu, dan tidak makan roti orang dengan percuma, tetapi kami berusaha dan berjerih payah siang malam, supaya jangan menjadi beban bagi siapa pun di antara kamu. – 2 Tesalonika 3:7-8
Sejak bulan Maret yang lalu, banyak perusahaan/bisnis menerapkan sistem work from home (WFH; bekerja dari rumah). Sekarang sementara kita memasuki era new normal, tampaknya kita perlu terbiasa dengan WFH sebagai cara kerja baru yang lebih permanen, tanpa menghambat efektivitas dan produktivitas kerja. Bagi kita yang memegang tanggung jawab kepemimpinan, memimpin dan mengelola tim kerja dalam WFH ternyata memerlukan pendekatan dan cara yang berbeda. Tantangan kita kini bukan hanya pada bagaimana memastikan seluruh pekerja tetap produktif, tetapi juga memastikan bagaimana mereka semua tetap bersemangat bekerja meski dari rumah.
Berikut ini ialah beberapa kiat bermanfaat untuk mengelola tim kerja dalam sistem WFH:
- Samakan persepsi tentang setiap target dan ekspektasi
Perubahan sistem kerja bisa menjadi hal yang membingungkan, khususnya dalam hal target dan ekspektasi kerja. Samakan persepsi seluruh tim secara rutin. Contohnya, dengan seminggu sekali bersama-sama menyusun rencana kerja mingguan secara terperinci. Dalam rencana kerja mingguan, masukkan target pekerjaan harian yang harus dicapai dalam minggu tersebut, dan bagaimana cara mengukur pencapaiannya. Saat menyusun rencana, diskusikan pula cara-cara yang perlu dan dapat dilakukan oleh masing-masing bagian dalam mencapai target harian tersebut. Demikian pula, sepakati dengan seluruh tim hal-hal tertentu yang wajib mereka patuhi saat WFH.
- Gunakan aplikasi digital yang membantu Anda berkolaborasi
Saat ini, sudah banyak sekali tersedia aplikasi digital yang dapat membantu Anda dan tim untuk berkolaborasi. Aplikasi-aplikasi ini akan membantu karyawan Anda dengan fungsi spesifiknya masing-masing dalam dinamika WFH untuk dapat berkolaborasi kerja secara efektif meski tidak saling berdekatan secara fisik. Pilih aplikasi yang paling sesuai untuk kebutuhan tim kerja Anda dan manfaatkan semaksimal mungkin fungsinya. Dengan demikian, tim kerja Anda dapat selalu berkolaborasi dan produktivitas kerja pun tidak terhambat.
- Rancang dan terapkan struktur/alur komunikasi dan pelaporan yang jelas
Bekerja dari jarak yang saling berjauhan berpotensi menimbulkan kebingungan atau ketidakjelasan. Anda perlu mendiskusikan dan menyepakati suatu mekanisme komunikasi serta pelaporan harian yang jelas dengan seluruh tim kerja, agar seluruh tim bisa menerima dengan sikap positif dan mendapatkan manfaatnya tanpa merasa dicurigai. Beberapa pilihan caranya ialah dengan pelaporan presensi pribadi kepada pemimpin tim, panggilan video yang menampilkan wajah, panggilan telepon, email, atau pesan teks dengan WhatsApp. Tujuan pelaporan ini ialah memastikan kesiapan setiap anggota tim untuk bekerja, memastikan proses kerja berjalan, dan memberikan informasi atau umpan balik yang dibutuhkan tim kerja, khususnya pada isu-isu yang spesifik. Dalam mekanisme komunikasi dan pelaporan ini, pastikan bahwa setiap anggota tim dan setiap bagian paham dengan jelas harus melapor kepada siapa untuk setiap isu, harus bertanya kepada siapa jika mengalami kendala, harus berkoordinasi dengan siapa saja dalam melakukan proses kerja, dan lain-lain. Semua ini membantu kelancaran seluruh proses kerja saat WFH.
- Dorong motivasi tim
WFH dilakukan sebagian besar pekerja sambil menghadapi berbagai persoalan baru. Selain bekerja dari rumah, mereka juga harus mengurus orang tua, anak, atau bahkan pasangan; mereka harus mengurus segala urusan rumah tangga; mereka harus mengurus kegiatan pembelajaran anak; dan sebagainya. Ini semua belum termasuk tekanan mental atau emosional yang dialami pekerja sebagai dampak dari wabah yang sedang melanda. Seorang pemimpin perlu menyadari bahwa hal-hal ini sangat mengganggu konsentrasi dan merusak motivasi kerja. Sebagai pemimpin, pastikan Anda memprioritaskan waktu dan energi untuk terus-menerus mendorong motivasi tim kerja Anda. Caranya antara lain dengan melakukan sesi motivasi singkat melalui pertemuan video, sesekali mengontak tim kerja melalui jalur komunikasi pribadi, dan lain-lain. Dengan hal-hal ini, motivasi atau semangat kerja seluruh tim akan terjaga dan mereka merasa dipedulikan oleh pemimpin.
- Sepakati aturan main tentang fleksibilitas
Susun berbagai aturan main tentang tentang fleksibilitas dengan tim kerja. Saat WFH, sepakati apa saja yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan; apa sanksinya bila dilanggar; bagaimana teguran akan disampaikan, dan banyak lagi yang lain. Tujuan melakukan hal ini adalah tercapainya kesepakatan perilaku kerja dan menerapkan fleksibilitas kerja secara efektif.
- Tanamkan budaya tanggung jawab mandiri
WFH tidak sama dengan santai-santai di rumah. Sebagai pemimpin, Anda perlu terus mengingatkan tim bahwa hanya lokasi kerjalah yang berbeda, sementara pekerjaannya tetap sama. Ini berarti setiap orang tetap harus bekerja secara professional dan sungguh-sungguh; tidak boleh asal menunda atau tidak masuk kerja, menggunakan waktu kerja untuk berlibur, atau bahkan mudik ke kampung halaman. Tanamkan budaya tanggung jawab yang mandiri dalam ber-WFH, sehingga seluruh tim tetap melakukan pekerjaan semaksimal mungkin dari rumah sambil mengikuti kebijakan pemerintah demi pengendalian dampak penyebaran penyakit Covid-19, sebagai kebiasaan kerja yang baru.
Keenam kiat ini akan membantu Anda mengelola produktivitas tim kerja saat WFH. Namun, yang lebih penting dari keenam kiat ini, seorang pemimpin harus memberikan teladan terlebih dahulu. Walk the talk; apa yang Anda sampaikan kepada tim kerja tentunya perlu menjadi suatu kebiasaan baik yang sudah Anda sendiri praktikkan sebagai pemimpin lebih dahulu.
