///Memperkuat Koordinasi Tim dalam Perusahaan

Memperkuat Koordinasi Tim dalam Perusahaan

Kiat-Kiat untuk Para Pemilik Usaha, Direktur, dan Manajer

Marilah kita saling memperhatikan supaya kita saling mendorong dalam kasih dan dalam pekerjaan baik.  – Ibrani 10:24

Apa yang perlu dilakukan apabila perusahaan mengalami hal-hal berikut ini?

  1. Tantangan dalam penjualan semakin berat dan perubahan eksternal terjadi semakin pesat
  2. Tren penjualan semakin merosot atau bahkan stagnan tanpa pertumbuhan
  3. Laba perusahaan semakin menurun
  4. Produktivitas karyawan tidak kunjung meningkat
  5. Perusahaan beroperasi dengan biaya overheadyang tidak efisien

Semua ini ialah masalah klasik yang biasa terjadi sebagai gejalanya lemahnya komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi (3 K) dalam perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan berfokus pada pembahasan singkat tentang aspek koordinasi tim dalam 3 K ini.

Banyak perusahaan gagal mengimplementasikan 3 K dalam berbisnis, atau manajemen perusahaan tidak berkonsentrasi untuk membangun 3 K dan cenderung mendelegasikannya kepada bagian HRD saja. Ini patut disayangkan, karena sebenarnya apa pun bentuk bisnis yang kita usahakan, produk dan kinerja yang terbaik ialah yang merupakan buah dari 3 K yang unggul. Contohnya, Anda akan menyelenggarakan sebuah pagelaran musik; bagaimana agar seluruh prosesnya berjalan dengan baik sehingga pertunjukan harmonis dan berhasil memukau penonton? Tentu saja, tidak mungkin persiapannya dikerjakan hanya oleh satu orang atau satu pihak. Harus ada tim yang lengkap; dengan ketua, kru produksi, kru panggung, pemain musik, penata suara, penyedia dan pengelola tempat, pengurus tiket acara, media yang bisa menyiarkan informasi acara dan meliputnya, serta harus ada penonton. Semua unsur ini penting dan keberhasilan acara untuk mencapai tujuannya tidaklah pernah tergantung hanya dari satu unsur. Keberhasilan terjadi karena terwujudnya komunikasi-koordinasi-kolaborasi (3 K) yang baik antara berbagai pihak atau unsur yang saling terkait.

Demikian pula, dalam perusahaan, pencapaian sebuah tujuan terjadi apabila seluruh karyawan dan pemimpin mempraktikkan 3 K. Khusus mengenai aspek koordinasi, bagaimana kualitas koordinasi di dalam perusahaan Anda selama ini?

Untuk menilainya, mari kita amati ciri-ciri koordinasi yang buruk di dalam perusahaan:

  1. Tidak adanya perencanaan yang terintegrasi
  2. Setiap bagian/departemen bekerja sesuai pemahaman dan persepsi masing-masing dan sering terjadi salah persepsi antar pemimpin dan antar karyawan
  3. Hubungan kerja antar bagian kurang harmonis, atau bahkan sering terjadi konflik atau perang dingin antar bagian/departemen
  4. Komunikasi antar bagian/departemen tidak efektif, termasuk rapat koordinasi antar bagian/departemen jarang dilakukan, atau bahkan sesempatnya saja
  5. Sering terjadi pelemparan tugas atau tanggung jawab antar bagian/departemen
  6. Sering terjadi kesalahan internal yang berdampak negatif terhadap klien/pelanggan
  7. Sulit mengajak berbagai bagian/departemen untuk bergerak bersama, apalagi melakukan berbagai perubahan

Nah, jika perusahaan Anda mengalami masalah ini (seperti banyak perusahaan lainnya), lima hal berikut perlu menjadi fokus pembenahan aspek koordinasi tim dalam perusahaan Anda:

  1. Perencanaan yang terintegrasi

Perencanaan yang baik haruslah terinci dan melibatkan semua bagian/departemen yang terkait. Inilah yang dimaksud dengan terintegrasi, yaitu setiap unsur memahami tujuan bersama secara jelas dan konkret serta memahami bagian tanggung jawabnya masing-masing, lalu menyusun dan mengimplementasikan rencana dalam suatu alur yang tidak terputus. Ini membasmi kebiasaan lama, yaitu setiap bagian/departemen berjalan sendiri-sendiri tanpa ada integrasi.

  1. Kejelasan wewenang dan tanggung jawab

Ketidakjelasan wewenang dan tanggung jawab sering kali merupakan biang kerok yang berulang kali membuat pemimpin maupun karyawan tidak bisa bekerja dengan tenang dan produktif. Kerja sama tim yang baik akan terwujud ketika setiap unsur tahu persis apa yang menjadi tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing. Dengan demikian, tidak terjadi kondisi tanggung jawab yang tumpang tindih atau pelemparan tugas kepada unsur lain.

  1. Struktur organisasi yang jelas dan dimengerti

Penting sekali merancang struktur organisasi yang jelas dan disosialisasikan kepada seluruh bagian/departemen hingga semua karyawan mengerti peran dan posisi mereka masing-masing dalam struktur itu. Ketika Anda merancang sebuah struktur organisasi, pastikan struktur itu cukup jelas bagi Anda sendiri bersama seluruh jajaran kepemimpinan agar mudah dijelaskan kepada setiap bagian/departemen, dan siapkan alokasi waktu serta konsentrasi untuk proses sosialisasinya nanti.

  1. Deteksi masalah yang akurat dan solusi cepat

Dunia bisnis berubah sangat cepat di era disrupsi ini, dan setiap perubahan ini “mengganggu/merusak” (disrupsi) berbagai sistem dan budaya yang sudah berjalan sekian lama. Karenanya, muncullah banyak sekali masalah baru dalam aktivitas operasional perusahaan. Pertanyaannya, apakah Anda sudah mempunyai mekanisme deteksi masalah secara akurat dari analisis situasi di lapangan serta solusi yang cepat dan langsung? Ketika koordinasi perusahaan tidak efektif, kepemimpinan sulit melihat permasalahan secara utuh karena banyak disinformasi dan misinformasi, sehingga sulit pula untuk memberikan solusi yang cepat dan langsung. Maka, penting sekali Anda mulai membudayakan seluruh bagian/departemen untuk cepat melaporkan serta mendiskusikan kendala atau masalah apa pun yang terjadi, lalu kepemimpinan mengecek seluruh permasalahan secara utuh, untuk kemudian merencanakan dan memberikan solusi yang utuh pula secara cepat dan langsung. Inilah alarm koordinasi yang ampuh bagi perusahaan Anda.

  1. Perbaikan yang terus-menerus

Sering kali kita tidak bisa menggunakan cara/metode kerja yang lalu untuk menghadapi masalah dan tantangan sekarang atau ancaman masa depan. Sebagai bagian dari jajaran kepemimpinan, Anda perlu menyadari bahwa perbaikan perlu dibudayakan untuk dilakukan terus-menerus. Jangan puas dengan kemajuan atau peningkatan yang pernah dicapai sebelumnya; temukan terus hal lain yang masih bisa dan perlu diperbaiki. Kepemimpinan perusahaan perlu menciptakan budaya kerja yang mendorong setiap bagian/departemen untuk berkoordinasi dan melakukan perbaikan terus-menerus. Inilah yang kini banyak muncul dengan sebutan “work smart, not only work hard”; bekerja bukan hanya kerja keras, tetapi juga kerja cerdas. Pikirkan dan lakukan terus bagaimana proses kerja kita bisa dijadikan lebih baik daripada sebelumnya.

Dalam kelima fokus pembenahan koordinasi ini, seluruh jajaran kepemimpinan (pemilik usaha, direktur, para manajer) harus menjadi kapten yang mendorong terciptanya dan mengendalikan arah jalannya budaya kerja 3 K (komunikasi, koordinasi, kolaborasi) yang kuat. Pemimpin tidak dapat mendelegasikan tanggung jawab ini kepada siapa pun. Jika Anda seorang pemimpin dalam perusahaan, Andalah penggerak utamanya.

Ibrani 10:24 mengingatkan kita semua tentang pentingnya mendorong kebiasaan baik, dan dalam konteks perusahaan, hal ini termasuk kerja sama, bersinergi, serta budaya 3 K. Kebenaran ini sungguh tepat, karena memang pencapaian dan kesuksesan tidak mungkin diusahakan sendirian atau sepihak saja tanpa komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi yang saling mendukung.

Selamat mempraktikkan dan menuai hasilnya.

2020-03-27T12:45:03+07:00