1. sering datang terlambat dengan beragam dalih,
2. menolak lembur yang benar-benar dibutuhkan (bukan lembur yang dibuat-buat),
3. cenderung berpura-pura rajin saat ada pemimpin, tetapi bekerja asal-asalan saat tidak ada pemimpin,
4. tidak mampu berkomunikasi dengan baik dengan pemimpin atau dengan rekan kerja, sehingga informasi penting tidak disampaikan atau sebaliknya informasi tidak penting disampaikan secara berlebihan,
5. kurang berinisiatif untuk menyelesaikan hingga tuntas ketika menghadapi masalah atau hambatan,
6. malas mempelajari hal-hal baru untuk meningkatkan kualitas kerja dan mengembangkan diri,
7. tidak menguasai data ketika ditanya oleh pemimpin,
8. kurang memiliki jiwa kepemimpinan dan kurang mampu mengambil keputusan secara cepat, terlalu banyak pertimbangan,
9. kurang tegas terhadap rekan kerja atau anggota tim yang bermasalah, cenderung tidak tega karena takut merusak hubungan pertemanan,
10. memilih-milih pekerjaan dan tidak rela melakukan lebih daripada yang diinstruksikan atau ditetapkan,
11. sulit bekerja sama dengan rekan kerja,
12. sering melempar tanggung jawab pribadi dan menyalahkan berbagai situasi,
13. sering bergosip tentang pemimpin atau kelemahan perusahaan,
14. cenderung berdalih, berbohong, atau tidak jujur,
15. melakukan kesalahan yang sama/sejenis berulang-ulang meskipun sudah ditegur dan diajar.
Secara umum, inilah delapan kiat yang membantu kita untuk menangani karyawan yang memiliki ciri-ciri bermasalah yang demikian:
1. Mengenali tipe karakter karyawan
Syarat utama untuk memimpin karyawan adalah mengenali karakter si karyawan. Anda tidak bisa memengaruhi orang yang berbeda-beda karakternya dengan satu pendekatan yang sama. Selain itu, temperamen manusia tidak hanya satu namun terdiri dari berbagai kombinasi yang berbeda-beda. Dengan mengenali karakter serta temperamen mereka akan memudahkan Anda sebagai pemimpin untuk mengatur produktivitas dan kinerja mereka. Sering kali terjadi, karyawan menjadi bermasalah karena pemimpin memperlakukan karyawan itu dengan cara yang salah, sehingga muncullah berbagai distorsi. Seorang pemimpin perlu menguasai pengetahuan tentang berbagai karakter manusia dan bagaimana cara berinteraksi dengan mereka secara efektif.
2. Menunjukkan sikap peduli dan mau mendengar
Untuk memperkecil kemungkinan munculnya karyawan bermasalah, seorang pemimpin perlu menunjukkan sikap peduli dan meluangkan waktu untuk mendengar tentang kondisi karyawan. Pahami masalah apa sajakah yang sedang dihadapi karyawan saat ini dan apa saja yang dia butuhkan untuk bisa menghasilkan produktivitas dan kinerja yang baik. Kadang, masalah yang sedang karyawan hadapi bukan hanya terjadi karena banyaknya tekanan di dalam perusahaan, tetapi juga karena permasalahan pribadi di luar perusahaan yang berdampak pada pekerjaan mereka. Maka sebagai seorang pemimpin, Anda juga harus tanggap dengan permasalahan yang sedang dihadapi karyawan Anda. Mulailah dengan cara menanyakan kondisinya atau masalah yang sedang dihadapinya, sehingga karyawan akan merasa bahwa Anda memiliki kepedulian.
3. Berbicara dari hati ke hati atau konseling
Ketika Anda menemukan bahwa karyawan mempunyai masalah yang bersifat spesifik atau pribadi, Anda bisa menawarkan pembicaraan atau konseling pribadi. Tujuannya adalah menemukan akar masalahnya dan menyediakan masukan yang bermanfaat untuk meringankan masalahnya itu. Ketiga kiat pertama ini adalah langkah-langkah “soft-action” untuk menangani karyawan bermasalah. Namun bila cara-cara lembut ini tidak membawa perubahan, Anda bisa melanjutkan upaya dengan cara-cara yang lebih tegas berbentuk kiat-kiat yang selanjutnya.
4. Memanggil kembali karyawan Anda secara pribadi
Panggil ulang karyawan bersangkutan ke ruangan Anda, kemudian uraikan hasil pengamatan Anda terhadap perilaku, produktivitas, dan kinerjanya. Sertai hal ini dengan fakta atau bukti. Sekali lagi, sampaikan juga bahwa Anda siap membantu dia untuk kembali bekerja dengan baik. Yang perlu Anda ingat saat pemanggilan tersebut adalah menciptakan suasana kondusif, sehingga karyawan bermasalah tersebut nyaman berdiskusi dan tidak terintimidasi. Hindari juga memarahinya karena itu bukanlah solusi masalah, bahkan bisa memunculkan masalah baru.
5. Kembali mendeteksi penyebab sumber perilaku negatifnya
Setelah maksud pemanggilan disampaikan, tanyakan kembali penyebab perilaku negatif karyawan bersangkutan. Selanjutnya, diskusikan solusi yang sesuai dan tepat. Contohnya, jika karyawan tersebut kelebihan beban pekerjaan, kurangi beban tersebut; jika karyawan tersebut kurang terampil, berikan pelatihan; atau jika dia memiliki masalah keluarga yang pelik, sampaikan kepadanya untuk segera mengatasi masalah keluarganya sambil memberikan fasilitasi yang dibutuhkan, sejauh tidak melanggar ketentuan perusahaan (misalnya, memberikan cuti beberapa hari).
6. Menjelaskan manfaatnya bila dia berubah dan kerugiannya bila dia tidak berubah
Diskusikan dengan si karyawan, dampak positif apa saja yang akan terjadi bila dia berubah dan konsekuensi atau kerugian apa saja yang akan terjadi bila dia tidak mau berubah. Catat setiap poin diskusi lalu perlihatkan kembali hasil catatan Anda. Berikan waktu beberapa menit untuk dia merenungkan plus-minus dampak perubahan itu bagi dirinya. Dengan demikian, diharapkan karyawan bersangkutan sadar bahwa kontribusi dirinya sangat penting sehingga segera memperbaiki kinerjanya.
7. Memberikan batas waktu dan menjelaskan cara Anda memantau perubahannya
Anda perlu memberikan batas waktu agar Anda mau mulai melihat perubahan dari diri si karyawan bermasalah. Jelaskan juga bagaimana cara Anda akan memantau dirinya serta memberikan masukan tentang perkembangan atau perubahan itu. Anda bisa menetapkan batas waktu maksimal misalnya dalam waktu tiga bulan sudah harus ada perubahan yang konsisten (sesuaikan batas waktu ini dengan kondisi dan konteks perusahaan Anda). Kemudian, Anda perlu memantau perkembangan karyawan tersebut secara berkala, misalnya sekali dalam dua minggu. Ini untuk memastikan apakah program atau instruksi Anda dilaksanakan sekaligus untuk mengetahui perkembangan karyawan bersangkutan.
8. Menjelaskan sanksi terberatnya jika dia tak kunjung berubah
Pemberian sanksi adalah langkah terakhir yang harus dilakukan bila berbagai langkah-langkah di awal tetap tidak dipatuhi. Ketahui dari bagian personalia sanksi apa saja yang bisa dikenakan berdasarkan aturan UU tenaga kerja Indonesia. Jelaskan sanksi ini kepada si karyawan bermasalah agar dia sadar risiko terberatnya jika dia tak kunjung berubah.
Sebagai seorang pemimpin, Anda butuh kasih karunia Tuhan berupa kesabaran ekstra dan hikmat supaya mendapatkan inspirasi yang tepat. Karena itu, Anda perlu berlatih dan praktik berdoa (bahkan jika perlu, berpuasa dan berbahasa roh) ketika menghadapi persoalan ini. Anda tidak bisa menghindari karyawan bermasalah, karena seorang pemimpin pasti pernah menghadapinya. Andalkan Tuhan dengan sepenuh hati setiap saat dalam prosesnya, seperti yang diingatkan oleh Firman Tuhan dalam Yeremia 17:7-8.
