SILO vs Sinergy

Situasi bisnis saat ini tengah mengalami perubahan yang sangat drastis, cepat dan mengejutkan. Kita tidak pernah tahu bentuk bisnis di masa depan akan menjadi seperti apa. Prediksi bentuk bisnis akan semakin sulit ditentukan, karena bisnis semakin tidak terstruktur dan kompleks. Di Indonesia sendiri, mulai tahun 2016, semua pelaku bisnis dihadapkan kepada realita berlakunya MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN), yang berarti persaingan bisnis akan menjadi semakin dinamis. Ketika persaingan antar perusahaan sedemikian ketat, tentu tidak ada ruang untuk membiarkan daya saing menurun akibat permasalahan internal. Perusahaan dituntut untuk secara sekaligus mampu meningkatkan keahlian setiap bidang internalnya, menjalankan proses bisnisnya secara seefisien mungkin, dan bergerak sebagai suatu kesatuan dalam mengantisipasi perubahan situasi. Karena itulah, bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan sangat perlu dibuat lebih terintegrasi.

Sayangnya, banyak perusahaan tempat belum memiliki integrasi yang baik dalam perencanaan maupun operasional antar bagiannya. Profesi sebagai business coach membuat saya sering sekali melihat banyak departemen dalam perusahaan yang tidak saling terkoneksi dengan efektif. Bagian satu dengan bagian lain tidak saling terkait, bahkan kadang secara tidak sadar saling berkompetisi. Kondisi seperti ini disebut dengan “silo”, yang berasal dari kata dalam bahasa Inggris yang secara terjemahan bebas berarti “ruang penyimpanan yang berisi begitu banyak benda yang ditumpuk tanpa ada keterkaitan satu sama lain”. Mentalitas silo ini didefinisikan di dalam situs web Wikipedia sebagai “an attitude found in some organizations that occurs when several departments or groups do not want to share information or knowledge with other individuals in the same company. A silo mentality reduces efficiency and can be a contributing factor to a failing corporate culture.” (“Sikap mental yang terdapat pada sebagian organisasi yang memiliki sejumlah departemen atau bagian yang tidak bersedia saling berbagi informasi atau pengetahuan dengan orang atau bagian lainnya di dalam organisasi yang sama. Mentalitas silo menurunkan tingkat efisiensi dan dapat menjadi faktor yang turut menyebabkan kegagalan bagi perusahaan.”)

Mentalitas silo dapat terjadi ketika sebuah tim atau departemen yang berbagi tugas secara umum berdasarkan kekuasaan dan status dari tim/departemen itu saja. Para anggotanya cenderung enggan berbagi sumber daya dan ide dari departemen atau bagian lain, dan memilih untuk menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri. Padahal, berbagai masalah yang mereka hadapi sering kali saling berkaitan dengan kinerja dan masalah di departemen lain. Jika mentalitas silo terjadi di dalam perusahaan Anda, kolaborasi antar departemen dan tim menjadi terbatas. Transfer informasi dan pengetahuan antar bagian akan terhambat, padahal informasi dan pengetahuan yang dimiliki sebuah divisi bisa jadi sangat krusial bagi divisi lain. Karyawan dalam satu departemen cenderung mengalami stagnasi pengetahuan dan pola pikir, karena kesempatan untuk mengembangkan diri dengan berinteraksi dengan departemen lain sangat terbatas. Kondisi miskin atau tanpa sinergi seperti ini akan sangat merugikan bisnis secara keseluruhan. Karena itulah, menghapus dan mencegah mentalitas silo menjadi mendesak dan penting, yang disertai dengan upaya-upaya nyata untuk membangun sinergi antar bagian. Bagaimana caranya? Berikut adalah beberapa kiat yang dapat kita terapkan:

1. Mulailah dari kepemimpinan tertinggi.

Seorang president director atau CEO bertanggung jawab penuh terhadap terbentuknya mentalitas silo dalam bisnis mereka. Sering kali, seorang CEO tidak menyadari bahwa dia sebagai pemimpin tertinggi telah menetapkan irama dan mengatur nilai-nilai sebagai budaya bisnis yang “mengizinkan” berkembangnya mentalitas silo di dalam perusahaannya.  Secara tidak sadar, CEO  memberikan persetujuan kepada karyawan yang “berusaha melindungi teritori mereka” secara eksklusif. Adalah tanggung jawab CEO yang penting menghancurkan mentalitas silo dan mengembangkan budaya kerja sinergi antar bagian. Seorang pemimpin tertinggi di setiap organisasi wajib memastikan bahwa sinergi sungguh menjadi nilai dan budaya kerja sehari-hari, dan bukan sekadar terpampang di dinding sebagai slogan dengan kata-kata yang serba indah.

2. Kembalilah pada struktur organisasi.

Sering kali, struktur organisasi yang dirancang perusahaan justru menyuburkan bertumbuhnya mentalitas silo.  Jika manajemen dan eksekutif di perusahaan membentuk organisasi menjadi fungsi-fungsi bisnis yang terkotak-kotak, tanpa pertemuan secara rutin untuk berkoordinasi dan bersinergi, tanpa sesi pelatihan bersama sebagai suatu kesatuan, tanpa sesi perencanaan kebijakan bersama yang mengumpulkan semua bagian dalam satu kumpulan, seluruh organisasi akan menjadi terkotak-kotak dalam perannya masing-masing dan situasi ini berpotensi menimbulkan mentalitas silo. Jangan izinkan struktur organisasi Anda mengkotak-kotakkan tim di dalam organisasi Anda. Lakukan upaya ekstra untuk meninjau ulang struktur organisasi dan mempersatukan seluruh bagian yang ada.

3. Buatlah “master plan” yang mengintegrasikan seluruh bagian.

Di dalam perusahaan, kinerja dilihat dari hasil perhitungan laba/rugi, analisis rencana, dan berbagai data tertulis lainnya. Namun, Anda yang bekerja di divisi tertentu sering kali gagal mengenali alur kerja secara keseluruhan, sehingga tidak memahami bahwa kontribusi Anda berpengaruh pada arus kas dan semua unsur yang bisa berdampak pada keberhasilan kinerja dan keadaan keuangan perusahaan. Misalnya, hal ini dapat terlihat dalam bentuk anggapan bahwa urusan arus kas adalah urusan Divisi Keuangan saja. Padahal, inisiatif untuk meningkatkan efisiensi di divisi Anda sendiri sebenarnya pasti akan memberi dampak bukan hanya pada efisiensi jasa, tetapi juga pada penghematan keuangan serta arus kas perusahaan. Contoh lainnya adalah kebutuhan untuk mengurangi persediaan barang di gudang, yang sering gagal terwujud dengan efektif jika dikerjakan oleh bagian stok saja. Dengan pemahaman yang lebih cermat, rencana pengurangan persediaan sesungguhnya sangat berkaitan dengan strategi pembelian stok, perhitungan kebutuhan pasar yang efektif, yang merupakan tanggung jawab unit kerja lain-lainnya juga. Semua ini membuktikan bahwa tantangan utama bagi setiap organisasi adalah bagaimana menyatukan peran masing-masing bagian dalam bentuk suatu master plan yang terintegrasi dan seirama. Sekali lagi, ini pun merupakan tanggung jawab seorang CEO atau pemimpin tertinggi.

4. Singkirkan formalitas dan hirarki yang membatasi sinergi.

Formalitas dan hirarki kerja yang birokratis akan sangat meningkatkan potensi mentalitas silo. Seorang pemimpin, apalagi pada posisi tertinggi, hendaknya sering “turun ke bawah” dan berkomunikasi dengan setiap orang, demi menyimak berbagai ide atau masukan dari para karyawan. Seorang pemimpin yang bekerja secara eksklusif, mungkin dengan ruang kerja di pojok yang tertutup dan terkesan “seram”, adalah pemimpin yang jauh dari kualitas ideal. Kondisi seperti ini sudah pasti akan menciptakan mentalitas silo yang cukup akut di antara departemen-departemen yang dipimpinnya. CEO dan para pemimpin di masing-masing bagian perlu menciptakan atmosfer yang tidak bersekat, sehingga bawahan tidak segan untuk berkomunikasi dan setiap bagian dapat bergerak bebas untuk berinteraksi serta bersinergi. Bahkan, Anda sangat disarankan untuk menciptakan wadah atau suasana tempat orang-orang dari berbagai bagian bisa saling bertukar ide, seperti yang telah diterapkan oleh banyak perusahaan maju di seluruh dunia. Pilih satu ruangan yang cukup besar dan nyaman lalu kondisikan agar suasananya menjadi kondusif dengan berbagai sarana (misalnya, kudapan ringan, kopi dan teh, atau bahkan permainan-permainan yang memicu kreativitas), dan jadikan ruangan itu tempat setiap pemimpin maupun karyawan dari berbagai bagian bisa bertemu setiap saat untuk diskusi, bertukar pikiran, ide dan gagasan untuk mencari solusi atau inovasi yang terbaik bagi perusahaan.  Anda bisa menyebut ruang itu ruang “sinergi”. Ingatlah bahwa sinergi tidak bisa terjadi secara otomatis, tetapi mentalitas silo mudah sekali terjadi dengan otomatis

Sebagai pengingat bagi kita semua, ada sebuah fenomena yang menarik tentang membangun sinergi.  Seekor belalang yang melompat melintasi ladang tampak tak ada artinya. Namun ketika ia bergabung dengan belalang-belalang lain, sekawanan belalang itu mampu segera melahap semua tanaman yang mereka lewati. Belalang bersinergi dan menunjukkan kekuatan kerja sama demi kepentingan bersama. Apa yang tidak dapat mereka lakukan sendiri, dapat mereka selesaikan bersama- sama. Dalam kitab Amsal di Perjanjian Lama, Agur, seorang yang berhikmat pun berkata, “Belalang yang tidak mempunyai raja, namun semuanya berbaris dengan teratur.” (Ams. 30:27). Demikian halnya pula dengan kita sebagai para pengikut Kristus. Bersinergi, bekerja dan berdoa bersama-sama, di mana pun kita ditempatkan Tuhan, akan dapat membuat kemajuan yang jauh lebih besar bagi Kerajaan Allah daripada jika masing-masing berusaha sendiri.

Selamat membangun sinergi!

2019-10-17T14:13:05+07:00