///Time-killer Meeting Vs Action Drive Meeting

Time-killer Meeting Vs Action Drive Meeting

Berikut adalah beberapa fakta penting akibat penyelenggaraan yang tidak efektif di dalam dunia organisasi:

* 91% orang yang diundang rapat mengaku melamun selama rapat. 
* 73% orang  mengatakan mereka membawa pekerjaan lain dan mengerjakannya selama rapat. 
* 39% mengatakan mereka hampir tertidur selama rapat.
* Para profesional kehilangan rata-rata 31 jam per bulan karena rapat yang tidak produktif (kira-kira empat hari kerja).

 

Selain itu, ada beberapa fakta yang menarik dari hasil survei di Amerika Serikat, yaitu:

* Ada sekitar 11 juta meeting yang dilakukan setiap harinya di AS.
* Lebih dari 50% dari berbagai rapat yang dilakukan para professional adalah rapat yang tidak action-driven meeting (menghasilkan tindakan dan berdampak pada perubahan nyata), melainkan hanya berupa sharing informasi saja atau bahkan debat kusir.
* 37% dari waktu karyawan dihabiskan dalam berbagai meeting yang tidak efektif.
* Seorang manajer rata-rata menghadiri lebih dari 60 rapat dalam satu bulan.
* Lebih dari 70% peserta rapat membawa pekerjaan lain dan mengerjakannya di dalam rapat.

 

Patrick Lencioni, penulis buku “Death by Meeting”, mengatakan bahwa rapat yang tidak efektif tidak hanya membuat para pesertanya menjadi tidak produktif, tetapi juga menyebabkan penderitaan yang lebih jauh, yaitu kemarahan, demotivasi dan kelesuan.

Untuk mengenalinya, berikut ini adalah berbagai tanda-tanda rapat yang tidak efektif:

 

1. Tidak ada agenda rapat yang jelas 
Ini adalah bendera merah terbesar dari semua jenis penyelenggaraan rapat. Saya sering menemukan berbagai rapat yang tidak menentukan agenda yang jelas bagi setiap orang yang diundang rapat. Akibatnya rapat sering berlangsung bertele-tele, keluar jalur, bahkan “terjebak” membicarakan orang (bergosip).

 

2. Perserta rapat tidak tahu topik yang akan dibahas
Seringkali walaupun ada agenda, peserta rapat yang diundang tidak diberi tahu terlebih dahulu topik yang akan dibahas, akibatnya peserta rapat tidak siap ketika diminta pendapat atau diminta data. Sekretaris yang mengelola rapat mengirimkan undangan rapat tanpa mencantumkan agenda/topik yang jelas atau menjelaskan data apa saja yang perlu dibawa.

 

3. Tidak ada penentuan durasi rapat 
Penyelenggara rapat tidak menentukan durasi rapat berdasarkan kebutuhan waktu setiap topik yang akan dibahas. Akibatnya, bisa jadi topik dibahas berkepanjangan bahkan terlalu berputar-putar tanpa ujung, dan topik penting lainnya, mendapatkan jatah waktu yang kurang. Dampak lain yang sering terjadi adalah rapat diakhiri tanpa ada keputusan atau solusi yang jelas, karena waktu masing-masing peserta (atau penyelenggara) rapat telah habis.

 

4. Disiplin rapat yang buruk 
Banyak peserta rapat yang tidak bertanggung jawab datang terlambat ke ruang rapat, atau pemimpin rapat yang hadir puluhan menit terlambat dari jadwal mulainya rapat. Yang lebih parah lagi, terkadang penyelenggara rapat bahkan harus memanggil satu per satu orang-orang yang diundang rapat untuk memasuki ruang rapat. Ini menunjukkan kurang adanya rasa hormat dan disiplin kepada penyelenggara rapat dan agenda rapat, selain menyiratkan pesan bahwa meeting ini sebenarnya tidak terlalu menjadi prioritas, karena apa pun yang dilakukan sebelum rapat diprioritaskan menjadi lebih penting.

 

5. Komunikasi satu arah 
Seringkali, rapat hanya didominasi oleh orang-orang tertentu saja. Bila pertemuan Anda sifatnya adalah memberikan pengumuman informasi tertentu, tentu saja tidak masalah bila hanya salah satu orang yang mendominasi pembicaraan. Tetapi, rapat sejatinya adalah diskusi, bukan penyampaian informasi satu arah, demi penyelesaian masalah atau penentuan keputusan, sehingga pemimpin rapat perlu memberi waktu bagi setiap peserta rapat untuk berkontribusi. Setiap orang yang diundang rapat memiliki pendapat yang kita perlu dengar dan simak bersama.

 

6. Meeting tanpa diskusi 
Ini terjadi ketika pemimpin rapat menyelenggarakan rapat hanya untuk melakukan fungsi kontrol dengan meminta laporan rutin dari tiap orang, tanpa melakukan diskusi atau pertukaran ide apa pun. “Rapat” hanya digunakan oleh pemimpinnya untuk memeriksa hasil kerja stafnya, sehingga sangat membuang-buang waktu setiap orang lain karena harus mendengar satu persatu setiap orang bicara tanpa ada kepentingan terkait. Pertukaran informasi  dan pelaporan rutin memang tidaklah salah, tetapi alangkah baiknya dan lebih efektifnya jika bentuknya diganti dengan laporan tertulis, yang tidak menghabiskan setiap menit yang sangat berharga bagi setiap pihak .

 

7. Tidak ada solusi atau tindakan yang jelas untuk dilakukan setelah rapat
Karena begitu serunya diskusi, sering kali pada ujung rapat ternyata tidak ada rencana tindakan atau solusi jelas yang perlu ditindaklanjuti atau dilakukan, termasuk kapan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab atas tindak lanjut ini, pihak-pihak mana saja yang perlu dikontak dan diajak berkoordinasi untuk tindak lanjut itu. Maka, semua isi diskusi yang mungkin sekali bagus dan bermanfaat itu menguap begitu saja, serta masalah yang dibahas di dalam rapat pun tidak kunjung mendapatkan solusi.

 

Meeting memang penting dan merupakan hal yang berguna bagi dunia organisasi. Meeting berfungsi untuk menyamakan persepsi, mendengar pendapat orang lain, memahami berbagai sudut pandang, mencari berbagai solusi, menemukan inovasi baru, meningkatkan kualitas kerja, dan membangun kesatuan tim kerja. Tetapi, perlu senantiasa diingat bahwa setiap menit berharga, sehingga penyelenggaraan meeting perlu dikelola agar efisien dalam waktu, serta efektif dalam menghasilkan tindakan konkret dan solusi yang nyata. Mari, kita bijaksana dalam mengelola waktu rapat!

“Hiduplah dengan penuh hikmat terhadap orang-orang luar, pergunakanlah waktu yang ada.” (Kol. 4:5)

“Ajarlah kami menghitung hari-hari kami sedemikian , hingga kami beroleh hati yang bijaksana.” (Mzm. 90:12)


2019-10-17T14:18:23+07:00