“Tangan yang lamban membuat miskin, tetapi tangan orang rajin menjadikan kaya.” (Amsal 10: 4)
Sudah beberapa tahun terakhir ini, didunia usaha muncul istilah “agility”. McKinsey mendefinisikan “agility” atau kelincahan sebagai “kemampuan perusahaan untuk memperbarui dirinya sendiri, beradaptasi, berubah dengan cepat, dan berhasil dalam lingkungan yang berubah cepat, ambigu, bergolak”. Dengan masuknya era revolusi industry 4.0 yang ditandai dengan internet mendominasi berbagai kehidupan manusia, “agility” adalah salah satu hal mutlak yang harus dimiliki oleh tiap perusahaan bila ingin survive dalam persaingan bisnis.
Perusahaan yang memiliki budaya kerja yang laincah, akan memiliki kemampuan beradaptasi dengan berbagai perubahan eksternal, mampu menghadapi berbagai pesaing baru, mampu mempraktekan dan menyesuaikan degan berbagai teknologi baru yang mengubah industri, atau perubahan mendadak dalam kondisi pasar secara keseluruhan.
Terutama dalam era pandemic covid-19 yang sudah berlangsung beberapa bulan ini, semua pelaku dunia usaha dituntut untuk bisa gesit / lincah untuk beradaptasi dan melakukan berbagai manufer. Dan kelihatannya, budaya kerja “agile” ini akan semakin mutlak dipraktekan oleh perusahaan. Artikel ini memberikan beberapa tips praktis bagaimana membentuk budaya kerja yang lincah pada para Leader dan karyawan.
1.Pendelegasian yang efektif
Delegasikan berbagai fungsi operasional dan kontrol pada para karyawan dan frontliner, sehingga mereka bisa gesit dalam menjalankan berbagai SOP secara fleksibel. Berikan wewenang bagi mereka untuk bisa ambil keputusan dalam hal-hal tertentu, supaya bisa melayani pelanggan lebih cepat lagi.
2.Melatih karyawan dan para Leader
Latihlah seluruh Leader dan karyawan bagaimana memecahkan berbagai persoalan yang rutin sering terjadi dan sudah terpola, sehingga mereka belajar mengambil keputusan untuk pecahkan masalah-masalah tersebut. Bila Anda berhasil melakukan ini, maka problem-problem operasional, tidak perlu tunggu pihak atasan yang mengambil alih dan memutuskan. Dengan demikian, kecepatan dan kelincahan operasional akan terwujud.
3. Secara teratur up-date berbagai tujuan perusahaan
Bila Anda ingin para leader dan karyawan bekerja dengan gesit, mereka harus selalu diperbaharui berbagai informasi dan target perusahaan. Dengan melakukan hal ini, mereka jadi bisa bekerja dengan persepsi yang sama, tidak berasumsi atau bahkan bekerja tapi “buta-arah” sama sekali (dan hanya tunggu instruksi kerja). Disarankan dua kali dalam sebulan, ada pertemuan dengan para Leader untuk sharing berbagai informasi perusahaan. Komunikasi perlu dilakukan dua arah sehingga pimpinan perusahaan bisa menangkap berbagai kesulitan level bawah dan bisa segera memberikan solusi.
4. Libatkan para karyawan
Libatkan seluruh karyawan untuk memberikan usulan perbaikan dan pemecahan masalah. Dan dorong karyawan untuk jalankan berbagai ide yang memang baik. Anda bisa bayangkan, bila budaya kerja Anda sudah berhasil mendorong para karyawan secara simultan untuk lakukan berbagai perbaikan dan memberikan usulan, maka kecepatan pergerakan improvement akan terjadi dengan sangat efektif. Keuntungan lainnya, para pimpinan puncak , bebannya akan lebih ringan.
5. Terus menerus lakukan perbaikan prosedur
Tantang semua bagian dan semua orang untuk perbaiki prosedur kerja , agar bisa lebih cepat, lebih mudah, lebih murah, dan lebih lincah. Selalu review berbagai SOP kerja dan kebijakan kerja yang membuat lambat operasional. Jadikan kegiatan review dan perbaikan prosedur kerja sebagai kewajiban tidak bulan.
6. Budayakan pola “positive feedback”
Sebulan sekali, tiap kelompok kecil lakukan “pause” sejenak. Berhenti kerja selama 30-60 menit. Kemudian saling berikan positive feedback, hal baik apa yang telah berlangsung satu bulan ini, perubahan apa yang sudah kita lakukan 30 hari ini. Berikan masukan kepada para individu karyawan, hal hal yang telah mereka lakukan, sehingga tim kerja ini, bisa kerja lebih cepat dan bisa lebih gesit. Positive feedback akan memberi dampak yang sehat kepada perasaan karyawan, Mereka akan lebih percaya diri unutk melakukan improvement yang selanjutnya. Karyawan akan lebih termotivasi untuk bekerja lebih cepat dan lincah lagi.
7. Ciptakan aktivitas “Open Mind & Open Eyes”
Secara rutin, para Leader bisa ajak karyawan dibagian nya untuk mengunjungi departemen lain, untuk melihat operasional mereka yang ada kaitan dengan bagian Anda. Sehingga mereka lebih terbuka dalam hal apa saja mereka harus bisa lebih cepat dan lebih lincah lagi. Untuk bagian sales marketing atau bagian produksi, Anda juga bisa ajak mereka melihat perusahaan competitor, pelajari produk / jasa mereka, strategi apa saja yang dilakukan oleh competitor, dan bandingkan dengan apa yang telah bagian Anda lakukan. Semua ini akan mendorong karyawan dan leader untuk berpikir lebih kreatif juga tidak menjadi seperti istilah katak dalam tempurung.
Dalam Amsal 10:4 dikatakan “Tangan yang lamban membuat miskin, tetapi tangan orang rajin menjadikan kaya.” Ayat ini berlaku terutama dimasa kini, dimana dunia usaha sedang mengalami tantangan yang berat dan juga mengalami perubahan yang begitu besar. Ini adalah tantangan para pimpinan bagaimana menciptakan budaya kerja yang gesit, lincah mampu segera beradaptasi dengan perubahan jaman.
