“Tetapi aku menasihatkan kamu, saudara-saudara,demi nama Tuhan kita Yesus Kristus, supaya kamu seia sekata dan jangan ada perpecahan di antara kamu, tetapi sebaliknya supaya kamu erat bersatu dan sehati sepikir.” – 1 Korintus 1:10
Tahukah Anda bahwa kolaborasi merupakan salah satu faktor terpenting dalam produktivitas dan performa kerja? Hampir semua lingkungan kerja membutuhkan kemampuan individu bukan hanya untuk memenuhi target capaiannya sendiri, melainkan juga untuk berkolaborasi dengan pihak-pihak terkait demi capaian yang lebih signifikan. Kolaborasi kerja memberi dampak positif bagi perusahaan/bisnis dengan membuka peluang meningkatnya produktivitas, mendorong terciptanya inovasi, dan menjadikan tim kerja lebih solid. Mari simak beberapa hal penting untuk membangun budaya kolaborasi dalam tim kerja kita.
Manfaat budaya kerja kolaborasi dalam tim kerja:
- Tugas dalam tim menjadi lebih ringan
Saat budaya kolaborasi dipraktikkan dalam tim, beban kerja akan terdistribusi lebih merata kepada setiap anggota tim sehingga proses kerja akan ditanggung sebagai tanggung jawab bersama, dengan pembagian sesuai dengan kemampuan atau keterampilan masing-masing anggota tim.
- Mendorong komunikasi dua arah di antara anggota tim
Dengan bebasnya aliran diskusi terbuka dalam kolaborasi, setiap anggota tim akan terdorong untuk berkomunikasi secara aktif dalam proses kerja. Kolaborasi memicu keterbukaan, saling berbagi, dan saling membantu. Komunikasi tim akan menjadi sangat efektif dan suasana hubungan kerja menjadi lebih kondusif.
- Mempercepat dan mempermudah proses kerja
Ketika tim berkolaborasi, semua proses kerja menjadi lebih cepat dan mudah karena ditangani bersama sesuai dengan kemampuan masing-masing anggota tim. Alhasil, durasi waktu dalam proses kerja jadi bisa dipersingkat karena pekerjaan yang menumpuk dapat selesai lebih cepat karena tidak mengandalkan satu orang saja.
- Mendorong munculnya berbagai gagasan kreatif
Dalam praktik kolaborasi, tim kerja akan mendapatkan berbagai inspirasi serta ide-ide baru melalui proses diskusi bersama. Ketika tim saling bertukar gagasan, ada percikap kreativitas yang jauh lebih kuat dan luas dibandingkan ketika anggota tim tertentu saja memikirkan idenya sendirian.
- Menciptakan atmosfer saling belajar dan bertukar pengalaman
Kolaborasi mendorong setiap orang untuk berbagi pengalaman dan sudut pandang, sehingga pemahaman bersama dalam tim menjadi lebih utuh dan kaya. Pengalaman kerja dan latar belakang pribadi yang berbeda dari setiap anggota tim akan memperkaya seluruh tim.
Secara ringkas, kolaborasi merupakan cara ampuh untuk untuk membawa individu dan tim bekerja sama dalam suasana saling mendukung secara sistematis untuk memecahkan masalah yang ada sehingga target kerja bisa tercapai lebih baik dengan efisien.
Contoh praktik kolaborasi yang mudah di lingkungan kerja:
- Rapat mingguan: Ini adalah forum rapat koordinasi tatap muka atau daring untuk saling berbagi informasi dan untuk memecahkan masalah.
- Document sharing:Document sharing berarti mekanisme berbagi akses terhadap dokumen atau materi kerja dalam tim kerja, biasanya melalui wadah penyimpanan dan forum daring seperti aplikasi Google Drive, Dropbox, atau sejenisnya, dengan kapasitas penyimpanan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jenis dan format materinya bisa segala macam, termasuk dokumen teks, tabel perhitungan atau data, presentasi, video, suara, dan lain-lain.
- Group task management:Group task management ialah praktik populer di dunia kerja saat ini, yang berarti manajemen tugas atau proyek kerja secara bersama oleh tim kerja dengan aplikasi daring, seperti Asana, misalnya. Dengan cara ini, setiap anggota bisa memastikan kontribusi kerjanya tercatat dalam keseluruhan proyek dan saling memantau kemajuan pekerjaan anggota tim lain demi keseluruhan pencapaian target.
- Pertemuan harian: Pertemuan harian umumnya dilakukan pada pagi hari, yaitu untuk mengawali hari kerja dengan tim kerja saling bertukar pikiran dan ide bagi pemecahan masalah atau pencapaian target. Di banyak perusahaan, pertemuan ini lazim disebut “morning briefing”.
- Video conference: Dalam video conference (percakapan video daring), para anggota tim kerja berdiskusi atau melakukan rapat secara virtual menggunakan aplikasi daring seperti Zoom atau Google Meet. Cara ini praktis dan tidak terbatas oleh jarak antar lokasi keberadaan masing-masing anggota tim kerja.
- Peer training: Cara ini berarti forum belajar dan pelatihan antar rekan kerja yang umumnya setingkat dalam jabatan atau wewenang, sebagai sarana untuk tim kerja saling mengajar dan berlatih dalam mencapai target kerja atau mengatasi kendala pekerjaan.
Beberapa kiat praktis untuk membangun budaya kolaborasi dalam tim kerja:
- Tentukan tujuan yang jelas bersama tim
Untuk mendorong kolaborasi, perlu tujuan jelas yang dipahami dan disepakati seluruh tim kerja. Samakan persepsi seluruh anggota tim tentang tujuan-tujuan yang perlu dicapai, strategi dan cara mencapainya, tujuan pencapaiannya, serta aturan main yang perlu disepakati.
- Sepakati pembagian tugas sesuai deskripsi kerja
Tim kerja dibentuk supaya tugas yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu. Gunakan alat bantu yang efektif, misalnya matriks RACI, untuk pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap orang. Pembagian tugas selalu harus dilakukan secara tertulis, bukan sekadar informasi lisan, agar dapat diingat dan ditinjau kembali sewaktu-waktu.
- Pastikan bahwa seluruh anggota tim dilibatkan dan terlibat aktif
Jangan ada anggota tim yang terabaikan atau merasa tersisih. Jika salah satu atau beberapa anggota tim merasa diabaikan, kolaborasi tidak akan terbentuk dengan baik.
Seorang pemimpin berperan penting dalam mendorong anggota timnya menyuarakan pendapatnya dan terlibat aktif dalam setiap proses kerja. Karena itu, pemimpin jangan terlalu mendominasi. Pemimpin harus berperanan dalam mendorong keterlibatan semua orang dalam timnya.
- Dorong kolaborasi antar bagian atau tim, selain di dalam tim secara internal
Kolaborasi antar bagian adalah salah satu bentuk kolaborasi kerja yang penting, selain kolaborasi internal di dalam tim kerja itu sendiri, karena kebutuhan pencapaian target kerja yang saling tergantung antar lebih dari satu tim kerja. Ini berarti perlu tercipta kolaborasi (diskusi, saling belajar, kerja sama) antar berbagai bagian (tim, departemen, divisi, dan sebagainya) untuk mencapai tujuan bersama yang bersifat lebih makro. Biasanya, salah satu pihak dalam kolaborasi ini siap dan mampu memberikan pengetahuan atau bantuan yang dibutuhkan oleh pihak lainnya.
- Seimbangkan penggunaan jalur komunikasi daring dengan jalur komunikasi langsung tatap muka
Penggunaan jalur komunikasi daring seperti Zoom, WhatsApp, Google Meet, dan lain sebagainya memang sangat membantu memperlancar komunikasi dalam tim. Namun, jika kita terlalu mengandalkan jalur-jalur komunikasi daring ini tanpa mendorong penggunaan jalur komunikasi langsung/tatap muka, kolaborasi tidak akan berkembang optimal. Perlu diingat, tidak semua gagasan dan masalah bisa diselesaikan hanya melalui komunikasi teks. Jadwalkan pertemuan tatap muka secara berkala, misalnya morning briefing selama sepuluh menit setiap pagi dan rapat koordinasi selama satu jam setiap minggu.
- Dorong tim kerja untuk saling aktif mendengar
Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan kolaborasi adalah dengan mengahasah kemampuan aktif mendengar. Apa yang perlu didengar? Ide, pendapat, saran, masukan/koreksi, atau apa saja yang dilontarkan oleh rekan kerja dalam konteks pekerjaan bersama tim. Gagasan yang dimiliki salah satu anggota tim sendiri terkait proyek yang dijalankan akan diperkaya dan dilengkapi dengan masukan dari anggota tim lainnya. Dari proses saling aktif mendengar itulah dapat tercipta rencana-rencana brilian dan capaian-capaian hebat.
Firman Tuhan dalam Alkitab sudah menuliskan betapa pentingnya kolaborasi dalam berbagai aspek kehidupan, dan kini, tanggung jawab kitalah untuk taat dan bagian Tuhanlah untuk memberkati kita dengan hasilnya. Selamat mempraktikkan.
